Ustawa z dnia 21.11.1996r. (Dz.U. Nr 137) obowiązująca od 1 stycznia 1997 roku nakłada dosyć uciążliwe obowiązki na osoby wykorzystujące samochody prywatne w działalności gospodarczej.
Program Ewidencja pojazdów pozwala na bardzo łatwe i szybkie prowadzenie ewidencji przejazdów oraz ewidencji faktur i rachunków przy pomocy komputera, a także pomaga w rozliczeniu ryczałtu.
Działanie programu opiera się na parametrach stałych takich jak cena paliwa oraz ogólnych danych zapisanych w następujących słownikach:
- Słownik Kierowców (nr ewid., imię, nazwisko, adres, lista samochodów: marka samochodu, nr rejestracyjny, pojemność silnika, rodzaj paliwa, rok produkcji),
- Słownik Tras (opis trasy, ilość km),
- Słownik Zakupów (opis zakupu),
- Słownik Celów Wyjazdu (opis celu wyjazdu).
- Słownik współczynników (data od, do, współczynnik dla pojemności do 900ccm i powyżej)
Program umożliwia prowadzenie następujących ewidencji:
Ewidencja przejazdów
Podczas wpisywania opisu przejazdu użytkownik podaje nr ewidencyjny kierowcy lub wybiera ze Słownika Kierowców, wybiera trasę przejazdu ze Słownika Tras lub wpisuje nową, odległość w km, cel wyjazdu - także wybierając ze Słownika lub dopisując nowy i datę wyjazdu. Stawka za kilometr i wartość są obliczane automatycznie na podstawie pojemności silnika samochodu i ilości przejechanych kilometrów.
Zestawienie przebiegu w miesiącu pozwala na przeglądanie lub drukowanie ewidencji przejazdów dla wybranego kierowcy za dowolny miesiąc. W zestawieniu zawarte są dane kierowcy, dane samochodu, wykaz przejazdów: opisy celu wyjazdu, tras oraz wyliczenia długości tras w km i wartości kosztów wraz z podsumowaniem dla danego kierowcy.
Ewidencja faktur i rachunków
Podczas wpisywania faktury lub rachunku użytkownik podaje nr ewidencyjny kierowcy lub wybiera ze Słownika Kierowców, wybiera rodzaj zakupu ze Słownika Zakupów lub dopisuje nowy, podaje nr faktury, datę oraz wartość netto i stawkę podatku.
Zestawienie faktur i rachunków pozwala na przeglądanie lub drukowanie ewidencji faktur i rachunków dla wybranego kierowcy za dowolny miesiąc. W zestawieniu zawarte są dane kierowcy, dane samochodu, wykaz faktur z opisami rodzaju zakupów oraz kwoty netto, podatku i brutto wraz z podsumowaniem dla danego kierowcy.
Ryczałt
Podczas wpisywania opisu ryczałtu użytkownik podaje nr ewidencyjny kierowcy lub wybiera ze Słownika Kierowców, następnie wpisuje datę, przyznany limit kilometrów oraz potrącenia dni. Stawka za kilometr i wartość obliczane są automatycznie
Zestawienie ryczałtu pozwala na przeglądanie lub drukowanie ewidencji ryczałtu dla wybranego kierowcy za dowolny miesiąc. Drukowane jest rozliczenie za używanie prywatnego samochodu do celów służbowych. Zawarte są w nim wszystkie dane dotyczące kierowcy i jego samochodu oraz przyznany ryczałt i ewentualne potrącenia od kwoty ryczałtu.
Możliwe są także:
- przegląd dla danego kierowcy wpisów i wartości w poszczególnych ewidencjach.
- roczne zestawienie dla kierowcy - pozwala na przegląd, porównanie lub drukowanie dla wybranego kierowcy rocznego zestawienia przejazdów oraz ewidencji faktur i rachunków w rozbiciu na poszczególne miesiące w wybranym roku. Możliwa jest też edycja kosztów ujętych w danym miesiącu.